Lớp học nghiệp vụ Hành Chính Văn Phòng

Stt Chủ đề Nội dung
1  Vai trò & trách nhiệm của nhân viên lễ tân, các nguyên tắc ứng xử khi làm một nhân viên lễ tân
  • Vai trò và trách nhiệm của nhân viên lễ tân
  • Tố chất & Kỹ năng cần thiết của một lễ tân
  • Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
  • Quy tắc phục trang trong kinh doanh

–          Đối với nam

-Đối với nữ

  • Các hướng dẫn về phép lịch sự trong giao tiếp:

+ Hướng dẫn dành cho tiếp tân

+ Giới thiệu và chào hỏi:

–          Quy trình chào hỏi

–          Nghi thức bắt tay; trao danh thiếp

–          Giới thiệu

–          Các tình huống khi giới thiệu

–          Phép xưng hô.

+Làm thế nào để tạo ấn tượng với khách hàng?

–          Nụ cười

–          Sử dụng tên gọi

–          Sự thân thiện

–          Sự đồng cảm

+ Kỹ năng lắng nghe :

–         Nghe hay là lắng nghe?

–         Những rào cản đối với việc lắng nghe

–         Những nguyên tắc để cải thiện kỹ năng lắng nghe trong quá trình giao tiếp với KH

+ Kỹ năng sử dụng câu hỏi:

–         Câu hỏi đóng,

–         Câu hỏi mở,

–         Khai thác thông tin cần thiết

+ Phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả:

–          Cách sử dụng từ ngữ

  • Sự lựa chọn từ ngữ: “Tôi có thể…”, “Vui lòng…”, “Cảm ơn…”

–          Ngữ điệu của giọng nói:

  • Ngữ điệu
  • Năng lượng
  • Âm lượng
  • Nhịp điệu
  • Giao tiếp qua điện thoại:

+ Nghi thức xã giao đối với điện thoại di động

+ Nghi thức xã giao đối với điện thoại bàn

+ Những điều cần lưu ý khi sử dụng điện thoại:

–          Trả lời điện thoại

–          Chủ động lắng nghe

–          Chờ máy

–          Chuyển cuộc gọi

–          Chọn lọc các cuộc gọi

–          Ghi nhận tin nhắn cuộc gọi

–          Thư thoại

–          Kết thúc cuộc gọi

–          Lưu ý khi thực hiện cuộc gọi

–          Xử lý những người gọi điện thoại thô lỗ hoặc nóng tính

 

  • Họp hội & các nghi thức xã giao trong họp hội:

+ Lập kế hoạch một cuộc họp

–          Trước cuộc họp

–          Trong ngày diễn ra cuộc họp

+ Lưu ý khi tham gia một cuộc họp

  • Chủ   tọa
  • Người tham dự
  • Diễn giả

 

  • Các nghi thức xã giao trong internet & email:

+        Sử dụng internet tại nơi làm việc

+        Sử dụng thư điện tử

+        Văn phong và lỗi chính tả

+        Các nghi thức xã giao trong internet

+        Các vấn đề về chat trực tuyến

+        Các hướng dẫn về chat trực tuyến

 

  • Các nghi lễ tân ngoại giao:

+        Đón tiếp khách viếng thăm, công tác

+        Nghệ thuật đón khách: sân bay, nhà ga, tại khách sạn, tại công ty.

+        Cách sắp xếp, bố trí chổ ngồi trên xe ôtô

+        Sắp xếp chỗ ngồi trong phòng khách.

+        Các hình thức chiêu đãi khách trong phòng chiêu đãi

+        Mô hình sắp xếp vị trí cho khách.

+        Thái độ của nhân viên Lễ Tân trong ngoại giao.

2 Vai trò & trách nhiệm của thư ký văn phòng, các phương pháp và nguyên tắc làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp.
  • Vai trò và kỳ vọng của một thư ký văn phòng thành công
  • Xác định ưu tiên công việc và quản lý thời gian hiệu quả
  • Các kỹ thuật xử lý công việc văn phòng phổ biến hằng ngày
  • Sắp xếp ưu tiên công việc khi Sếp không có thời gian
  • Tổ chức công việc để cải tiến hiệu quả làm việc
  • Quản lý văn phòng khi Sếp đi công tác
  • Nghệ thuật mua hàng cho văn phòng
  • Quản lý và tổ chức hội thảo và hội nghị.
3 Văn thư và lưu trữ
  • Những vấn đề cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ

 

  • Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản

–          Nguyên tắc chung

–          Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ và văn bản mật

–          Phân loại hồ sơ lưu trữ

–          Thời hạn lưu trữ hồ sơ

–          Cách thức lưu.

–          Kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ:

+        Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ

+        Sắp xếp theo thời gian

+        Sắp xếp theo văn tự và mẫu tự

+        Ứng dụng 5S

 

error: Content is protected !!
Chat Zalo
0977037368